Des événements corporatifs à Ottawa qui transforment la salle

Un planificateur d’événements corporatifs prend en charge l’organisation d’un événement d’entreprise pour le compte du client. Cela comprend les objectifs et le budget, le lieu, les contrats avec les fournisseurs, le divertissement, la décoration, la restauration, l’audiovisuel et la production, le déroulement de l’événement ainsi que la gestion sur place. The Idea Hunter est une entreprise de planification et de production d’événements corporatifs établie à Toronto. Nous nous déplaçons à Ottawa pour visiter les lieux et assurer la gestion de l’événement sur place. Vous faites affaire avec une seule équipe, qui coordonne l’ensemble des fournisseurs et en assume la responsabilité.

The Idea Hunter planifie des événements corporatifs depuis plus de 23 ans. Nous réalisons plus de 220 événements par année partout au Canada et fidélisons 97 % de nos clients. Notre Idea Menu répertorie plus de 750 artistes et activations sélectionnés, ce qui en fait la plus grande base de données de divertissements et d’activations au Canada. Une seule équipe prend en charge la planification, la production et la gestion sur place, et assume ainsi la responsabilité de votre événement. Vous obtenez un budget clair avant de vous engager.

Le coût dépend du nombre d’invités, du lieu, de la date et de l’ampleur de la production nécessaire. À titre indicatif :

• Les services de divertissement et les expériences interactives réservés séparément commencent à 5 000 $.
• Les forfaits de décoration commencent à 15 000 $.
• Les services clés en main commencent à 35 000 $ et peuvent généralement atteindre plus de 500 000 $.

Les déplacements pour les visites de lieux et la gestion sur place sont indiqués séparément dans le budget, afin que vous connaissiez le coût total avant de vous engager.

Pour les événements de plus de 300 invités ou nécessitant une production complexe, prévoyez un délai de 4 à 6 mois. Les événements de taille moyenne nécessitent de 2 à 3 mois de préparation. Il est possible de réserver moins de 4 semaines à l’avance, mais les choix de lieux et de divertissements seront plus limités. Nous répondons à toutes les demandes dans un délai d’un jour ouvrable. Après un appel exploratoire, vous recevez des idées préliminaires et une estimation budgétaire dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables.

Oui. Nous travaillons à partir de votre contrat de réservation signé. Nous l’examinons d’abord pour vérifier les exigences audiovisuelles du lieu, les frais de service et les frais liés aux fournisseurs externes, puis nous élaborons le plan et le budget en conséquence. Nous prenons en charge les communications avec le lieu et coordonnons l’événement le jour même.

Oui. The Idea Hunter planifie des événements virtuels et hybrides. Cette formule convient aux équipes dont certains membres travaillent au bureau à Ottawa et d’autres à distance ailleurs au Canada. Nous proposons du divertissement virtuel, des activités de consolidation d’équipe en ligne, des jeux animés, des quiz et des événements diffusés en continu sur Zoom, Microsoft Teams, Webex ou une plateforme personnalisée. Les événements hybrides réunissent les invités sur place et à distance au sein d’un même programme. Notre équipe effectue les vérifications techniques et les répétitions avant l’événement, puis assure un soutien en direct pendant celui-ci.